So gestalten Sie effiziente Meetings

Kollegen in einem MeetingMeetings gehören schlichtweg zum Unternehmensalltag. Das Problem ist nur, dass sie für gewöhnlich viel Vorausplanung verlangen, damit auch wirklich alle Konferenzteilnehmer zum vereinbarten Zeitpunkt am vereinbarten Ort sein können. Das gilt vor allem dann, wenn die Teilnehmer erst zum Konferenzort anreisen müssen, was in der heutigen Geschäftswelt immer häufiger der Fall ist. Hinzukommt, dass Meetings für sich in ihrer jetzigen Form sehr zeitraubend sind, weshalb viele Unternehmen versuchen, den Zeitaufwand für die Planung und das Meeting selbst zu minimieren.

Neue Methoden, die Meetings effizienter machen sollen

Eine Grundvoraussetzung zum Abhalten eines effizienten Meetings ist das vorherige Festlegen bestimmter Besprechungsregeln. Eine dieser Regeln sollte lauten, dass nur jene Personen an einem Meeting teilnehmen dürfen, die tatsächlich etwas Relevantes zu ihm beitragen können. Zudem sollte sich die Teilnehmerzahl auf maximal zehn Personen beschränken. Folglich kann es ratsam sein, vor dem eigentlichen Meeting kleinere kurze Meetings abzuhalten. Grund hierfür ist, dass die Teilnehmer der „Vorabkonferenzen“ sich auf einen gemeinsamen Nenner einigen, sodass letztendlich bloß einer von ihnen an dem finalen Meeting teilnehmen muss.
Zudem raten Experten dazu, Meetings nach Möglichkeit im Stehen abzuhalten, da dies erfahrungsgemäß zu einer signifikanten Verkürzung der Konferenzdauer führen würde.
Eine weitere Empfehlung ist die sogenannte „Hüte-Methode“, bei der jeder Teilnehmer einen Standpunkt vertreten muss, der mit dem eigenen Standpunkt konträr gegenübersteht. Ein Kernziel der besagten „Hüte-Methode“ ist, dass die Konferenzteilnehmer nicht über Gebühr auf ihren eigenen Standpunkten beharren, sondern offen für die Meinung der anderen sind.
Die „Fishbowl“-Methode dient hingegen eher dazu, kreative Lösungsansätze zu finden. Die Besonderheit der „Fishbowl“-Methode ist, dass nur ein Teil der Konferenzteilnehmer ein bestimmtes Thema diskutiert, während die übrigen Teilnehmer der Diskussion als stumme Beobachter folgen. Sollte sich nun einer der Beobachter aktiv an der Diskussion beteiligen wollen, muss er hierfür den Platz eines bereits Diskutierenden einnehmen. Wie die Erfahrung zeigt, melden sich hierbei nur jene Teilnehmer zu Wort, die etwas Produktives zur Diskussion beitragen können.

Der Einsatz moderner Softwarelösungen

Wenngleich Meeting-Software herkömmliche Face-to-Face-Meetings wohl nie vollends ersetzten kann, bietet sie doch Vorzüge, auf die kein Unternehmen verzichten sollte. Einer dieser Vorzüge ist, dass die Konferenzteilnehmer nicht tatsächlich vor Ort sein müssen, sodass Meetings jederzeit und allerorts ohne längere Planung abgehalten werden können. Hieraus resultiert auch, dass die Kosten und der Zeitaufwand für Anreisen zu Konferenzorten wegfallen. Ungeachtet dessen ist mit Meeting-Software sichergestellt, dass benötigte Unterlagen zu Hand sind. Können sie doch einfach direkt von den Computern der einzelnen Konferenzteilnehmer aus allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden.

Anmerkung

Die Vorzüge, die eine gute Meeting-Software bieten kann, kommen nicht nur bei einem Meeting im eigentlichen Sinn, sondern ebenso bei einem Webinar, also einem online abgehaltenen Seminar zum Tragen. Ein Anbieter einer solchen Lösung findet sich zum Beispiel auf www.trainon.de.
Davon abgesehen bleibt festzuhalten, dass die zuvor genannten Methoden zur Effizienzsteigerung natürlich auch bei einem online abgehaltenen Meeting sowie bei einem Webinar Verwendung finden können.

Foto: ThinkStock, Stockbyte, altrendo images

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